Algemeen verhuisproces van A tot Z, import/export
In een notendop leggen wij u op deze pagina het algemene verhuisproces uit.
Het eerste contact met de klant (intake per telefoon)
Om de behoefte van de klant vast te stellen, zal een toegewijde Accountmanager tijdens het eerste contact met onze nieuwe klant een aantal essentiële vragen stellen, vitale informatie geven* en alle vragen beantwoorden.
Het is belangrijk om uit te vinden of er een huisbezoek nodig is. Daarnaast is het belangrijk om de verwachtingen van de klant te managen, met betrekking tot wat AGS KHZ kan bieden.
*Bijvoorbeeld hoe de goederen ingepakt/verpakt worden en daardoor dus goed beschermd zijn, hoe lang de verhuizing ongeveer duurt van deur-tot-deur, via deze link leggen we uit hoe het transport van de goederen verzekerd kan worden en via deze link kunt u lezen over ons unieke Move Management concept en hoe wij de uitvoering van elke verhuizing kunnen garanderen (op voorwaarde dat de verhuizing op tijd wordt geboekt).
Om onze klanten nog beter voor te bereiden, bieden we de volgende Tips & Tricks:
Huisbezoek
Volg deze link om te lezen over het huisbezoek. Om de afspraak van het bezoek te bevestigen ontvangt onze klant een bevestiging via e-mail (met een uniek referentienummer, waardoor wij op elk gewenst moment toegang hebben tot alle verhuisgegevens). Van toepassing zijnde douane-informatie (land van bestemming) wordt als PDF-bijlage meegestuurd met de e-mail bevestiging.
Na het huisbezoek
Onze nieuwe klant wordt benaderd door de toegewijde Accountmanager om ervoor te zorgen dat alle ontvangen en genoteerde informatie in overeenstemming is met de behoefte en wensen van de klant. De tijdens het huisbezoek vergaarde informatie wordt kort besproken en de klant krijgt een nauwkeurige schatting wanneer het verhuisvoorstel tegemoet gezien kan worden. Doorgaans sturen wij ons voorstel binnen 1-3 werkdagen na het huisbezoek.
Afzonderlijk ontvangt de klant van onze Kwaliteitsafdeling het verzoek om het huisbezoek online te beoordelen. Deze beoordeling neemt niet meer dan 3 minuten in beslag en zal AGS KHZ helpen de dienstverlening te optimaliseren en hopelijk bevestigen dat we op de goede weg zijn met betrekking tot de verwachtingen van de klant.
Verhuisvoorstel
Het voorstel zal normaliter per e-mail* verstuurd worden, tenzij (uiteraard) iemand een hard-copy wenst te ontvangen.
Meestal belt de Accountmanager eerst nog even met de klant om het voorstel samen even door te lopen, om belangrijke onderdelen aan te stippen en om meteen een afspraak te maken voor de opvolging. Uiteindelijk is onze belangrijkste doelstelling dat het voorstel alle wensen van onze klant weerspiegelt.
*Indien de verhuizing door een bedrijf (werkgever) betaald wordt, zullen/kunnen wij het voorstel uiteraard rechtstreeks naar het bedrijf sturen, tenzij anders overeengekomen of aangevraagd.
Het boeken van de verhuizing
Het voorstel kan formeel via deze link worden aanvaard. Doorgaans bellen wij dezelfde werkdag of de ochtend erop om te bedanken voor de boeking, om de verhuizing te bespreken en op te starten.
De voorbereiding van de verhuizing
Met het oog op het opzetten van de verhuizing worden cruciale/definitieve details met de klant (voorbeelden hieronder) besproken en wordt een gedetailleerd Verhuisplan opgesteld en naar de klant gestuurd per e-mail.
• Gewenste/gereserveerde verhuisdata en de beschikbaarheid
• Gewenste leveringsdatum/periode
• Noodzakelijke douane-documentatie*
• Aantal verhuizers verwacht (per verhuisdag)
• Opslag gewenst/vereist of niet (kan vereist zijn in afwachting van groen licht voordat verscheept mag worden). Zie ook de sectie ‘Klant in contact brengen met verhuispartner(s)’
• (Waar van toepassing) het bevestigen van de partijen* die betrokken zijn bij de verhuizing
*verhuispartner vertrekadres en afleveradres
• Aangeboden diensten in het voorstel
• Belangrijkheid van transportverzekering
• Betaling van de verhuizing (wie, wanneer, hoe)
• Bestemmingsadres beschikbaar en eenvoudige/standaard toegang?
• Ons nazorgprogramma
*Indien u naar Nederland verhuist, kunt u hier lezen welke douane-documentatie en informatie van toepassing is om de goederen in te kunnen voeren.
BELANGRIJKE INFORMATIE VOOR DE KLANT OM ZICH GOED VOOR TE KUNNEN BEREIDEN OP DE VERHUIZING:
UTMOST IMPORTANT
Please carefully note that in case customs import is applicable to your move, it is fully your responsibility to take good notice of the customs import information and that you are aware of all requirements and comply to import rules in the country of destination. Should your personal situation deviate from the standard customs import requirements and rules, please notify our office immediately so we can advise alternative options. All required paperwork must be supplied by you in time, in order to avoid unnecessary delays and additional costs to the principal.
General
The day of your move is approaching and we are well aware how busy this period is for you and your family. Knowing you already have enough on your mind we have made a list of practical tips to ensure that on the day when we come to pack your belongings, things can progress as efficiently as possible.
Parking
If there are usually cars parked in front of your door during the daytime it would be much appreciated when you try to arrange with the neighbors to leave a space open for the moving truck/van/container. Some streets require parking permit. The moving company will usually take care of this for you.
Elevator
When you live in an apartment building we advise you to inform the caretaker about your move date(s), with regard to the occupation of the inside elevator. We also have postcards that you can use to inform the other inhabitants about your upcoming move.
Hoist
If there is a hoist loft in your home that is to be used during the move, please ensure that it is accessible on the day of the move.
What should you keep separate?
Before the movers start packing please make sure you have put aside items that should not be included in the move such as passports, tickets, drivers license, medical files, bank & insurance papers, marriage certificate etc. as well as jewelry, cash money, other valuables and things that are needed up to the last moment such as toiletries, special toys, etc.
Please note it is your responsibility to separate and clearly mark items that should not be packed PRIOR to the arrival of the movers. We strongly advise to keep items that should not be packed in another room to avoid confusion. Please note our movers are not prepared to wait for you to separate items DURING the move. This could result in higher costs.
Dangerous goods
The following dangerous goods can not be included in your shipment. Please remove them before the move date. Combustible liquids (anything with alcohol in it, lubricants, anti freeze compounds and cleaners (spot clothing and office machines), flammables (lighter fluids, matches, lamp oil, wood oil/stains, glues and adhesives, paint and varnish, gas cans, charcoal/briquettes, butane/propane/petrol/oil and petrochemical based garden sprays) corrosives (acids, drain cleaners,bleach, batteries wet or dry, iron/steel rust preventing compounds and water purifying agents such as those mostly used in swimming pools, compressed gasses (aerosol cans, fire extinguishers and scuba diving tanks) and – explosives (fireworks, flash bulbs and small arms ammunition).
Washing machine/dishwasher
Never leave items inside. After use usually about 2 liters of water remains behind in the filter holder. For this reason the holder must be emptied and dried at the latest the evening before the move date. Although our packers can secure the drum of the washer with packing material it is better when the original clamp is in place on the move date. If you do not have the original clamp please try to purchase one prior to the move. Damages to the washing machine due to an absent clamp are not covered by the insurance company. If your washer is connected by means of a permanent electrical connection, we recommend that you have electrician disconnect the switch. Also treat the rubber ring of the washing machine with talcum powder to protect it from drying out.
Computer and other electrical appliances
If you still have the original boxes for your equipment it is advisable to let us use these again. For computer equipment, stereo sets and television please follow the instructions in the manual about transportation. We recommend that you disconnect all equipment yourself before the move and label the cords so reconnecting at destination will be easy. Remove batteries from electrical appliances. Batteries are considered dangerous goods.
Food and alcohol beverages
Please do not ship or store perishable foods or bottles. It may be forbidden to import in the country of destination, It could cause additional costs (high import duties), delays, customs inspections and it could soil the entire shipment when damaged.
What can you do in advance?
If you have more than one shipment for example air and sea, or sea and storage, it is very helpful if you can sort out the different items in advance. The larger items can be labelled with a sticker air/sea/storage/ “not going”. If you do not have enough stickers please give us a call. For smaller items that are to be packed in boxes it is helpful when they are separated from each other in such a way that a mix up can be easily avoided. Floor coverings, items attached to the ceiling or walls If you are taking fitted carpets or other floor coverings with You (assuming your employer approves), please ensure they have been (professionally) unfastened before our packers arrive. Lamps should be taken off the ceilings before the move unless they need special care by our move crew (like a crystal chandelier) and thus the costs for a handy-man is agreed upon. Fixed wall decorations should be taken off beforehand. Other paintings or pictures can be left on the walls. The movers will take those off the walls for packing.
Gas appliances
These appliances should be disconnected and the gas pipes should be shut off according to municipal regulations before the move date.
Refrigerator/freezer
Do not forget to empty and turn these off on time. A safe margin is 48 hours in advance. In order to prevent mildew please make sure that both the inside and outside are cleaned and dried thoroughly. Do not forget the filters and treat the rubber parts and hoses with talcum powder against drying up. It is recommended to place moist absorbing materials in the appliances e.g. tights with kitty litter or grinded coffee. Other kitchen appliances as ovens, microwaves, frying pans, toaster etc. should be cleaned thoroughly before shipping/storing.
Waterbed
On request we can arrange the emptying of your waterbed at origin. Depending on the type of bed you have we either have a handy-man or a professional company (waterbed re-seller) do the job.
Another option is that you contact the supplier of your bed. This also has to do with insurance purposes when the bed is still under guarantee. In many cases the supplier will empty the bed themselves so that the insurance/guarantee continues.
Bicycles, garden equipment, barbecue, flower pots, golf sets, shoes, etc
Above items are of interest of quarantine inspections in some countries. Please make sure that they are cleaned thoroughly so that all soil and other dirt are removed. This is to prevent problems at destination. Please make sure if you cleaned your golf clubs not to forget your golf shoes.
Introductie persoonlijke Verhuiscoördinator
Na deze processtap wordt de klant voorgesteld aan een persoonlijke Verhuiscoördinator (die is opgeleid om de klant te begeleiden bij elke volgende stap van de verhuizing). De Verhuiscoördinator is gespecialiseerd in het betreffende land van vertrek en bestemming. De Verhuiscoördinator checkt en bevestigt enkele eerdere stappen/afspraken met de klant, zal noodzakelijk (douane-)papierwerk verzamelen van de klant en zal de wensen en verwachtingen managen (bijvoorbeeld wanneer updates verwacht kunnen worden en wanneer welke documentatie ontvangen dient te zijn).
De Verhuiscoördinator zal ook o.a. het transport (rederij/luchtvaartmaatschappij) regelen en de verhuispartner(s) instrueren en controleren.
Tenslotte wordt de factuurdatum bepaald en wordt vastgesteld en gecommuniceerd wanneer de betaling wordt verwacht. De Verhuiscoördinator zal de klant elke stap van de verhuizing op de hoogte houden.
Bevestiging verhuisdatum/-data
De Verhuiscoördinator legt het verhuisschema definitief bij de planner vast en bevestigt dit aan de klant (indien nog niet bevestigd in een eerder stadium).
In voorkomend gevallen zal de Verhuiscoördinator de klant verbinden met de aangewezen verhuispartner(s) teneinde de verhuisdata rechtstreeks af te kunnen spreken.
Plannen van een kwaliteitsbezoek op de verhuisdag/-data
In voorkomende gevallen* wordt een zogeheten kwaliteitsbezoek gepland. Dit kan worden gepland op het vertrekadres en/of het afleveradres. Het kwaliteitsbezoek wordt doorgaans gebracht door een verhuisadviseur of een kantoormedewerker (management).
*Om bevestigd te zien dat de verhuizing wordt uitgevoerd volgens de hoge normen die wij stellen (veiligheidsvoorschriften en kwaliteit) en natuurlijk om te garanderen dat de verhuizing wordt uitgevoerd volgens de verwachtingen en wensen van onze klant.
BELANGRIJKE SECTIE
Klant in contact brengen met verhuispartner(s)
Groen Licht
Onder ‘groen licht tot verscheping/verzending’ verstaan we dat de verhuispartner op bestemming, na (uitvoerig) overleg met de klant, zwart op wit bevestigt dat alle benodigde douanedocumentatie is ontvangen of tijdig zal zijn ontvangen en aan alle in het land van bestemming geldende invoervoorwaarden zal kunnen worden voldaan, zodat de zending na aankomst direct bij de douane kan worden ingeklaard (zonder vertraging en dus zonder (haven-)opslag).
Het opvragen van ‘groen licht tot verscheping/verzending’ is een protocol dat AGS KHZ primair hanteert om de klant te beschermen. Het verschepen/verzenden van goederen zonder dat hiervoor schriftelijke bevestiging is ontvangen van onze verhuispartner op bestemming (en dus mogelijk wordt geïnitieerd tegen lokale wetten in) kan in sommige gevallen resulteren in hoge lokale (opslag)kosten en kan in sommige landen zelfs leiden tot confiscatie door lokale overheden of terugsturen van de zending naar het land van vertrek.
In bepaalde landen mag een zending wettelijk pas verscheept/verstuurd worden uit het land van vertrek nadat alle op bestemming noodzakelijk zijnde invoerdocumentatie is ontvangen.
In andere landen is dit niet van toepassing. In dat geval mag een zending reeds verscheept/verstuurd worden ondanks dat alle op bestemming noodzakelijk zijnde invoerdocumentatie nog niet is ontvangen (maar wel is vastgesteld dat de klant aan alle in het land van bestemming geldende invoervoorwaarden zal kunnen voldoen). Indien de zending op bestemming eerder aankomt dan alle op bestemming noodzakelijk zijnde invoerdocumentatie is ontvangen, bestaat de mogelijkheid de zending (tijdelijk) op te slaan in de haven of zogeheten douaneloods.
Ondanks dat AGS KHZ dit protocol om haar klanten te beschermen zeer serieus neemt, is het geen bindend protocol. De klant is en blijft Koning en een klant of opdrachtgever kan besluiten het risico te nemen om toch zonder schriftelijk ontvangst van groen licht te verschepen. Dit dient uiteraard wel schriftelijk te zijn bevestigd door de klant waarbij de klant erkent dat de verantwoordelijkheid voor (de gevolgen van) de beslissing bij de klant/opdrachtgever ligt.
Proces
Nadat de verhuizing definitief bij AGS KHZ is geboekt, wordt de operationele uitvoering gestart en dienen o.a. verhuisdata (definitief) ingepland te worden.
Teneinde verhuisdata definitief in te kunnen plannen dient met de klant besproken te worden welke wensen de klant heeft ten aanzien van inpakdatum/-data en/of gewenste afleverdatum/-periode.
Bij verhuizingen waar een officiële douane-uitvoer en –invoer van toepassing is, dient hiermee bij het inplannen van definitieve verhuisdata rekening gehouden te worden.
Het is van groot belang dat de Verhuiscoördinator de klant snel verbindt met de aangewezen verhuispartner(s), teneinde z.s.m. ‘groen licht’ te ontvangen, zodat duidelijk is of de goederen op de eerst mogelijke gelegenheid na inpakken/inladen verstuurd kunnen worden (zeevracht/luchtvracht).
Ook zal de verhuispartner(s) de klant aangeven welke documenten nodig zijn voor de export/import van de goederen en vooral wanneer deze moeten zijn ontvangen.
De verhuispartner(s) bevestigt aan de klant en Verhuiscoördinator zodra er contact is gemaakt en of de zending op de eerst mogelijke gelegenheid kan worden verstuurd na inpakken/inladen (omdat import/export papierwerk naar verwachting op tijd beschikbaar zal zijn) of dat tijdelijke opslag nodig is.
Bevestiging verwacht vertrek en aankomst vracht
Vanwege doorgaans beperkte beschikbaarheid bij rederijen (wie het eerst komt die het eerst maalt), is het belangrijk om de zeevracht z.s.m. te boeken. Per bestemming zijn verschillende boekingsmomenten van toepassing. Wij zullen onze klanten tijdig informeren wanneer de vracht (container) ten laatste moet worden geboekt om beschikbaarheid te ‘garanderen’.
Zodra vracht is geboekt* bij de rederij, ontvangen we een verwachte vertrekdatum (ETD = Estimated Time of Departure) uit de haven van vertrek en een verwachte aankomstdatum (ETA = Estimated Time of Arrival) in de haven van aankomst. Opgemerkt dient te worden dat dit nog een indicatie betreft en de daadwerkelijke vertrek-/aankomstdata kunnen variëren. AGS KHZ kan hier geen invloed uitoefenen (bijvoorbeeld vertraging, slecht weer, schip defect, tekort aan lading/schepen).
*Let op, vracht voor een luchtvrachtzending of LCL zending (Less Container Load = gedeeltelijke containervervoer in houten kist(en) / maatkrat(ten)) kan niet geboekt worden tot na het inpakken/laden en nadat het uiteindelijke volume (of gewicht voor luchtvrachtzendingen) is vastgesteld. Na het inpakken/laden van de goederen zullen deze vervoerd worden naar de verhuisloods om het werkelijke netto en bruto volume op te meten. Verschepings-/verzendingsdetails zullen meestal binnen 5 werkdagen na inpakken/inladen beschikbaar zijn.
Groepage
Indien groepagevervoer is aangeboden aan onze klant, dan betekent dit dat we zorgvuldig de voor- (goedkoper) en nadelen (langere transittijd van deur-tot-deur) hebben uitgelegd. Groepagevervoer betekent dat de goederen na inpakken worden meegenomen naar de verhuisloods. De goederen worden daar verzameld en geladen in de eerste beschikbare groepage container (zodra een container volledig gevuld kan worden), samen met de goederen van de andere klanten. Op deze manier bespaart de klant op vrachtkosten.
Gelieve er rekening mee te houden dat het transport van deur tot deur langer zal zijn dan wanneer de goederen verscheept worden in een container voor exclusief gebruik door 1 klant. Er ontstaan dan namelijk geen wachttijd tussen inpakken en verschepen. Gemiddeld zal een groepage container ten minste één keer per maand vertrekken, afhankelijk van de beschikbare inboedels om bij te laden en of de goederen zijn verpakt net voor of net na het vertrek van de groepage container.
Verschil tussen groepage & LCL zeevracht verscheping
In het algemeen worden deze vormen van transport aangeboden aan klanten die een (kleine) zending willen verhuizen en waarbij transport via luchtvracht of in een ‘eigen’ container (met exclusief gebruik door 1 klant) een stuk duurder zal uitpakken. Voor beide typen transport (groepage & LCL) betekent het de goederen zullen worden geconsolideerd (samen met de goederen van andere klanten) in een container.
Het belangrijkste verschil tussen de 2 typen transport is dat bij groepage de verhuizer een aantal zendingen zal verzamelen in de verhuisloods en de container in de loods geladen wordt zodra genoeg zendingen beschikbaar zijn om deze volledig te vullen, terwijl bij LCL verscheping (wat over het algemeen duurder is dan groepage) de verhuizer de goederen in een standaard kist(ten) (lift-van(s)) te laden /maatkrat(ten) zal laden om de zending vervolgens bij de rederij (in de haven) in te leveren. De rederij zal de zending vervolgens laden in een container, geconsolideerd met andere (onbekende) klanten.
Aangezien een rederij zendingen van meerdere (verhuis)bedrijven ontvangt, zullen zij vaak in staat zijn om een container een keer per week of om de week te laden en dus zal de transittijd voor LCL meestal korter zijn dan bij groepage (tenzij in de haven van aankomst overgeladen moet worden op trein/vrachtwagen voor (significant) vervoer over land).
Lift-van (maximale inhoud 5 m3 netto)
Belangrijke telefonische contactmomenten
In de namiddag van de werkdag voorafgaand aan de (eerste) verhuisdag, zullen wij (of zal de aangewezen verhuispartner) bellen (of e-mailen indien gewenst of niet bereikbaar) met de klant om te checken of hij/zij helemaal klaar is voor de verhuizing, of er mogelijk nog last-minute vragen zijn en uiteraard om een indicatie van de aankomsttijd van de verhuisploeg* te geven.
*Wanneer de geschatte aankomsttijd wordt gecommuniceerd met de klant is deze definitief. De planningsafdeling laat uit te voeren verhuizingen (verhuizers en voertuigen) op de meest efficiënte wijze op elkaar aansluiten, rekening houdend met niet alleen de aard van de werkzaamheden, maar ook uitgaande van de minst afgelegde afstand tussen afzonderlijke verhuizingen (verantwoordelijkheid voor milieu).
Indien er dus een voorkeur bestaat voor een uitvoering vanaf een bepaald tijdstip of voor een bepaald dagdeel, dan vragen wij de klant om dit met ons te bespreken voordat de definitieve verhuisdatum/-data wordt ingepland. De planningsafdeling zal uiteraard proberen om, waar mogelijk, rekening te houden met persoonlijke voorkeuren.
Doorgaans wordt er op de verhuisdag(en) ook met de klant gebeld om ervoor te zorgen dat alles vlot verloopt en volgens de wensen en verwachtingen.
Bevestiging volume/gewicht na inpakken
Na het pakken/laden zal het werkelijke volume worden opgemeten. Het volume van een zending die aan huis direct in een container wordt geladen, kan ter plekke worden opgemeten, in aanwezigheid van de klant. De verhuizers zullen het onbeladen vloergedeelte van het laatst geladen item tot aan het einde van de container opmeten en aangezien de maximale laadcapaciteit van een container bekend is, kan het werkelijk geladen volume worden berekend.
Een LCL-/luchtvrachtzending wordt gemeten (en luchtvracht wordt gewogen) in de verhuisloods. In de loods zal de gecertificeerde weegmeester de goederen op de meest efficiënte wijze (kleinst mogelijke volume) stapelen op een houten vloer en alle 5 de zijden zullen worden gemeten in een rechte lijn. Het item dat per zijkant het meest uitsteekt zal bepalend zijn voor de maat.
Uiteindelijk, wanneer een krat wordt gebouwd om de zending in te kunnen laden, zal er derhalve altijd verloren laadruimte ontstaan en dus een hoger bruto volume, als gevolg van uitstekende items (en natuurlijk door de dikte van het hout van de kist).
We communiceren derhalve onze klanten in offertestadium altijd een netto geschat volume en een bruto geschat volume. Het netto geschat volume zonder het krat (maar inclusief verpakkingsmaterialen zoals bijvoorbeeld verhuisdozen en noppenfolie) en voor het bepalen van het bruto volume wordt de buitenkant van elke krat gemeten. Gemiddeld is het verschil tussen netto en bruto 25%. De definitieve verhuisprijs is altijd gebaseerd op het werkelijk gemeten bruto volume van de zending, aangezien zowel de rederij en de overzeese verhuispartner AGS KHZ factureert over het werkelijk gemeten bruto volume.
We hopen dat we hierboven goed hebben kunnen uitleggen waarom het bijna onmogelijk is om het bruto volume in offertestadium, voorafgaand aan het stapelen en het meten van de zending in de verhuisloods, nauwkeurig te schatten is.
Bevestiging vertrek vracht
Een dag na het vertrek van het schip (en meestal op de dag van vertrek van een luchtvrachtzending), zullen we bevestiging vragen bij de rederij (en luchtvaartmaatschappij) dat de zending werkelijk werd geladen en het schip de uitgaande haven heeft verlaten.
Zodra we deze bevestiging ontvangen, zal dit direct worden bevestigd aan de klant.
Houd er rekening mee dat rederijen en luchtvaartmaatschappijen het recht hebben om een zending, ondanks dat deze op tijd is geboekt en bevestigd, uiteindelijk, om verschillende redenen buiten onze macht (bijvoorbeeld schip/vliegtuig overboekt of om commerciële-/veiligheidsredenen) toch niet te laden voor de geplande afvaart/het geplande vertrek.
AGS KHZ kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele vertragingen (en/of gevolgschade) op grond van bovenstaande. Indien een zending niet op de afgesproken afvaart mee kan, dan bestaat de mogelijkheid dat de rederij (of de luchthaven) onze klant hiervoor havenkosten belast (in afwachting van de werkelijke afvaart).
Extra controle import papierwerk bestemming
Bij zeevrachtverhuizingen controleren we meestal 1 week voorafgaand aan de verwachte aankomstdatum van het schip nog een keer of al het benodigde import papierwerk (noodzakelijk voor inklaring op bestemming) beschikbaar is (of beschikbaar zal zijn op het moment van de verwachte aankomstdatum van het schip in de haven van aankomst).
Voorlopige planning aflevering of ((tijdelijke)opslag)
Wanneer het import papierwerk naar verwachting (op tijd) beschikbaar zal zijn voor de verhuispartner op bestemming, en douaneformaliteiten import (en in het bijzonder de verwachte inklaringstermijn) in het land van bestemming redelijkerwijs te voorspellen zijn (neem contact op met ons kantoor om te vernemen wanneer de inklaringsperiode wel en niet te voorspellen is), kan de verhuispartner een voorlopige leveringsdatum reserveren.
In het geval de nieuwe woning (nog) niet beschikbaar is, kunnen de goederen ofwel kort worden opgeslagen worden in de haven of is opslag in transit (verhuisloods) van toepassing. Zie ook sectie ‘Douane inklaringsproces’.
Bevestig aankomst in (lucht) haven
Wij zoeken meestal binnen 1-2 werkdagen na de beoogde aankomstdatum, bevestiging van aankomst bij de rederij. Bevestiging van komst kan pas worden gegarandeerd na het lossen van de zending (van het schip). Een luchtvaartmaatschappij kan meestal bevestigen aankomst van de zending op de dag van aankomst. Zodra de aankomst aan ons is bevestigd, zullen wij onze klant onmiddellijk updaten en adviseren omtrent de volgende stappen.
Begin douane inklaringsproces
Het douane inklaringsproces begint meestal binnen 1-3 werkdagen na de aankomst van de zending, afhankelijk van lokale overheidsregels. Sommige landen hebben een andere procedure (bijvoorbeeld in Zuid-Afrika waar het douane inklaringsproces meestal al ongeveer 2 weken voor aankomst van de zending wordt gestart en in sommige landen is het originele paspoort vereist gedurende het (gehele) douane inklaringsproces.
Voor elke bestemming zullen we onze klanten zorgvuldig adviseren omtrent specifieke/afwijkende procedures bij invoer en de verwachte tijdsduur ervan.
Mogelijke havenkosten tussen aankomst zending in de haven en afleveren
Zie ook deze link.
Demurrage
Binnen het zeevrachtcontract dat voor de verhuizing wordt afgesloten wordt met de rederij een bepaald aantal dagen afgesproken waarbinnen de container redelijkerwijze uit de haven opgehaald moet zijn. De kosten verschillen per land en per rederij. Wanneer hier niet aan voldaan kan worden, dan wordt door de rederij demurrage berekend welke, mits niet nadrukkelijk veroorzaakt door het verhuisbedrijf, aan de klant wordt doorbelast. Het is vooraf namelijk, vanwege de vaak niet exact in te schatten duur van afhandeling in haven en bij douane, schier onmogelijk om de aankomst en aflevering zodanig te plannen dat aanvullende havenkosten 100% worden vermeden.
Detentie
Nadat de container uit de haven is gehaald om de inboedel af te leveren of in te laden, dient deze ook weer binnen een redelijk aantal dagen ingeleverd te worden in de haven. Wanneer hier niet aan voldaan kan worden, dan wordt door de rederij detentie berekend welke, mits niet nadrukkelijk veroorzaakt door het verhuisbedrijf, aan de klant/opdrachtgever wordt doorbelast.
Port storage
In sommige landen (bijvoorbeeld Brazilië en Zuid Korea) dient er gedurende de inklaringsperiode bij de douane, opslag betaald te worden voor het tijdelijk stallen van de container/inboedel. De hoogte van deze port storage is afhankelijk van de duur van de douane inklaring. Deze kosten worden aan de klant/opdrachtgever doorbelast.
Per verhuizing kan onze Accountmanager vooraf meestal al aangeven of de klant/opdrachtgever rekening moet houden met deze kosten.
Wij zien het als onze primaire taak, tot op het hoogste niveau van invloed, alles in het werk te stellen om extra kosten/toeslagen te vermijden of te reduceren tot een minimum!
Bevestiging douaneafhandeling en bevestigen leveringsdatum/data
De werkelijke leveringsdatum(data) kan (kunnen) worden bevestigd en definitief gemaakt nadat de inklaring is voltooid, bevestigd en de zending wordt vrijgegeven door de douane.
Een levering kan (nog) niet definitief worden gepland, tenzij het bestemmingsadres bekend is en gecontroleerd voor toegang en/of speciale voorzieningen (bijvoorbeeld externe lift, parkeervergunning*).
*Houdt u er alstublieft rekening mee dat voor steden waar een parkeervergunning nodig is voor verhuizen, de aanvraagprocedure meestal gebonden is aan een minimum aantal dagen.
Tijdstip afleveren
In de namiddag van de werkdag voorafgaand aan de (eerste) aflever dag, zullen wij (of zal de aangewezen verhuispartner) bellen (of e-mailen indien gewenst of telefonisch niet bereikbaar) met de klant om te checken of hij/zij helemaal klaar is voor de aflevering, of er mogelijk nog last-minute vragen zijn en uiteraard om een indicatie van de aankomsttijd van de verhuisploeg* te geven.
*Wanneer de geschatte aankomsttijd wordt gecommuniceerd met de klant is deze definitief. De planningsafdeling laat uit te voeren verhuizingen (verhuizers en voertuigen) op de meest efficiënte wijze op elkaar aansluiten, rekening houdend met niet alleen de aard van de werkzaamheden, maar uitgaande van de minst afgelegde afstand tussen afzonderlijke verhuizingen (verantwoordelijkheid voor milieu).
Indien er dus een voorkeur bestaat voor een uitvoering vanaf een bepaald tijdstip of voor een bepaald dagdeel, dan vragen wij de klant om dit met ons te bespreken voordat de definitieve verhuisdatum/-data wordt ingepland. De planningsafdeling zal uiteraard proberen om, waar mogelijk, rekening te houden met persoonlijke voorkeuren.
Doorgaans wordt er op de aflever dag(en) ook met de klant gebeld om ervoor te zorgen dat alles vlot verloopt en volgens de wensen en verwachtingen.
Nazorg programma
• Hoe heeft onze klant de verhuizing ervaren?
• Zijn er klachten?
• Is de klant bereid om een review op onze website te schrijven?
• Zal de klant in de toekomst weer met AGS KHZ verhuizen en/of AGS KHZ aanbevelen aan familie/vrienden/collega’s?
• Wat ging er goed en wat kunnen we volgende keer beter doen?
• Is er schade ontstaan tijdens de verhuizing?
• Schadeprocedure uitgelegd?
• Snel en tot tevredenheid afhandelen van een klacht en eventuele schadeclaim
Afsluiting verhuizing
Bedankt dat u met AGS KHZ bent verhuisd!